Политика в отношении обработки персональных данных

1. Кто мы и о чём этот документ

Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Максимцев Никита Владимирович, владелец сервиса «Ключи».

ИНН:

234705643242

ОГРНИП:

320237500221168

Адрес:

г. Краснодар, ул. Тополиная, 40/1

Почта для вопросов о персональных данных:

support@klyuchiapp.ru

«Ключи» — сервис для дизайнеров интерьера, их заказчиков и прорабов: сайт klyuchiapp.ru, веб-кабинет app.klyuchiapp.ru и мобильные приложения.

Политика описывает, чьи данные мы обрабатываем, какие именно, зачем, на каком основании, кому передаём, сколько храним и как их защищаем. Она составлена по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и действует в отношении всех данных, которые мы получаем.

Отдельный документ — согласие на обработку персональных данных: его вы отмечаете при регистрации, и он касается ваших собственных данных.

2. Основные принципы

Мы обрабатываем только те данные, которые нужны для работы сервиса, и только для целей, названных в разделе 4. Мы не собираем данные «на будущее», не объединяем базы, созданные для разных целей, и не храним данные дольше, чем требуется.

Мы не обрабатываем специальные категории персональных данных (статья 10 закона) и биометрические персональные данные (статья 11). Мы не запрашиваем паспорт, СНИЛС, адрес проживания и банковские карты.

Мы не принимаем решений, порождающих для вас юридические последствия, исключительно автоматизированной обработкой.

Мы не используем персональные данные для рекламы, не продаём их и не передаём рекламодателям.

3. Чьи данные и какие

3.1. Дизайнер — владелец аккаунта

Регистрируется самостоятельно и заключает с нами договор.

Обрабатываем: фамилию и имя; номер телефона; название студии, если указано; фотографию профиля, если вы её загрузили; адрес электронной почты, если вы написали нам; служебные записи о входах — дату и время запроса звонка, номер, на который звоним, и необратимо преобразованный (хешированный) сетевой адрес; идентификатор приложения для уведомлений.

3.2. Заказчик и прораб — участники, приглашённые дизайнером

Попадают в сервис только по приглашению дизайнера.

Обрабатываем: фамилию и имя; номер телефона; фотографию профиля, если вы её загрузили; служебные записи о входах; идентификатор приложения для уведомлений; содержание комментариев, отчётов с объекта и решений по согласованиям, которые вы оставляете в сервисе.

Имя и телефон вносит дизайнер, приглашая вас. Правовое основание для того, чтобы передать нам ваши данные, — на его стороне; мы обрабатываем их для того, чтобы дать вам доступ к объекту, к которому вас пригласили. Подробнее — раздел 10.

3.3. Сведения об объектах

Вместе с работой в сервисе появляются данные, которые относятся к проекту, но связаны с конкретными людьми: адрес объекта, суммы бюджета и платежей, документы и файлы, фотографии отчётов с площадки, переписка в комментариях. Мы обрабатываем их как персональные данные, поскольку они связаны с участниками объекта.

Фотоотчёты с площадки предназначены для фиксации хода работ. Мы просим не снимать людей: фотография человека — это его персональные данные, и основание для их размещения лежит на том, кто делает снимок.

Это же относится к любым сведениям о посторонних в файлах и комментариях — почему, объясняет раздел 10.

3.4. Посетители сайта

Обрабатываем данные, которые вы сами оставляете в формах обратной связи. Систем статистики и рекламных трекеров на сайте нет; файлы cookie используются только те, без которых сайт не работает.

4. Цели и правовые основания

Регистрация и идентификация пользователей в приложении и веб-сервисе

Согласие субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 закона)

Оказание услуг по ведению проектов дизайна и ремонта: ведение объектов и этапов, задачи и согласования, документы, бюджет

Исполнение договора, стороной которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6); согласие субъекта

Рассмотрение обращений пользователей, включая обращения по вопросам обработки персональных данных

Согласие субъекта; исполнение обязанностей, возложенных на оператора законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6)

Направление уведомлений, связанных с использованием сервиса: push-уведомления и звонки с кодом подтверждения

Согласие субъекта

Действия, которые мы совершаем с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача в пределах раздела 6, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка смешанная: часть операций выполняет программа, часть — человек. Данные не распространяются неограниченному кругу лиц.

5. Как мы получаем данные

От вас — при регистрации, при работе в сервисе и при обращении в поддержку. От дизайнера — когда он приглашает заказчика или прораба на объект. Данные из иных источников мы не получаем.

6. Кому передаём

Персональные данные получают только те, без кого сервис не работает:

• АО «Межрегиональный ТранзитТелеком» (сервис «МТС Exolve») — номер телефона, чтобы совершить звонок с кодом подтверждения;
• ООО «Таймвэб.Клауд» (Timeweb Cloud), ИНН 7810945525 — размещение серверов, баз данных и резервных копий на территории России;
• Google LLC и Apple Inc. — идентификатор приложения для уведомлений и текст уведомления, чтобы доставить его на устройство;
• участники объекта — дизайнер, заказчик и прораб видят имена друг друга и то, что относится к их роли на объекте. Бюджет и суммы доступны только владельцу объекта и тем, кому он их открыл.

С поставщиками услуг заключены договоры, содержащие поручение на обработку персональных данных: перечень действий, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к безопасности. Поручение не освобождает нас от ответственности перед вами.

Государственным органам данные передаются только по основаниям, прямо предусмотренным законом, и в объёме, который закон требует.

7. Хранение на территории России и передача за её пределы

Базы данных, в которых мы записываем, систематизируем, накапливаем, храним, уточняем и извлекаем персональные данные граждан Российской Федерации, находятся на территории России — у хостинг-провайдера, включённого в реестр Роскомнадзора. Все ваши данные — имя, номер, объекты, документы, суммы, переписка — хранятся там и остаются там.

Одно исключение касается push-уведомлений. Доставить уведомление на телефон может только операционная система устройства: для Android это службы Google, для iPhone — Apple, и их серверы находятся за пределами России. Туда передаются идентификатор приложения и текст самого уведомления. Поэтому текст мы держим нейтральным — «Согласование ждёт решения», «Новый отчёт с объекта» — без имён, адресов, сумм и названий объектов; подробности приложение загружает с наших серверов, когда вы открываете уведомление. Уведомления можно отключить в приложении или в настройках телефона, всё остальное продолжит работать.

Иной трансграничной передачи персональных данных мы не осуществляем.

8. Сроки хранения и уничтожение

• аккаунт, фотография профиля и всё, что вы внесли в объекты, — пока вы пользуетесь сервисом;
• после удаления аккаунта или отзыва согласия — уничтожаем в срок не более 30 дней;
• записи о согласии (версия документа, дата, способ) — 3 года после отзыва: закон обязывает нас уметь подтвердить, что согласие было получено;
• служебные записи о входах — 6 месяцев с момента записи;
• идентификатор приложения для уведомлений — пока приложение установлено; удаляется при удалении аккаунта, отключении уведомлений или удалении приложения;
• обращения в поддержку — 1 год с даты ответа.

Уничтожение выполняется удалением записей из баз данных и хранилища файлов, включая резервные копии в пределах срока их ротации. Факт уничтожения фиксируется.

9. Согласие и его отзыв

Согласие даётся отдельным действием при регистрации — отметкой флажка со ссылкой на текст согласия. Флажок не отмечен заранее, и до его отметки кнопка продолжения неактивна.

Отозвать согласие можно в любой момент: кнопкой «Удалить аккаунт» в настройках или письмом на support@klyuchiapp.ru с номера телефона, указанного в аккаунте. Отзыв согласия равносилен удалению аккаунта: без имени и номера телефона сервис работать не может.

После отзыва мы прекращаем обработку и уничтожаем данные в срок, указанный в разделе 8. Исключение — то, что закон прямо обязывает нас хранить.

10. Данные, которые пользователи вносят о других людях

Приглашая заказчика или прораба, дизайнер вносит чужие имя и телефон. Прежде чем это сделать, он должен получить согласие человека: правовое основание для передачи нам чужих данных лежит на том, кто их вносит. Это же относится к любым сведениям о третьих лицах, которые пользователь размещает в комментариях, документах и файлах.

Мы обрабатываем такие данные исключительно для того, чтобы предоставить приглашённому доступ к объекту, и по тем же правилам, что описаны в этой политике. Приглашённый вправе обратиться к нам напрямую по адресу support@klyuchiapp.ru — раздел 11 действует для него так же, как для владельца аккаунта.

11. Ваши права и как ими воспользоваться

Вы вправе:

• узнать, обрабатываем ли мы ваши данные, какие именно, с какой целью, кому передаём и откуда получили;
• потребовать уточнить неточные или неполные данные;
• потребовать заблокировать или уничтожить данные, если они неполны, устарели, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие;
• возражать против обработки;
• обжаловать наши действия в Роскомнадзоре или в суде.

Запрос направляйте на support@klyuchiapp.ru. Он должен позволять вас идентифицировать — достаточно написать с номера телефона или адреса, указанного в аккаунте, либо привести сведения, подтверждающие ваше участие в объекте.

Ответим в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса. Если потребуется больше времени, продлим срок не более чем на пять рабочих дней и объясним причину. Уточнение, блокирование и уничтожение данных по обоснованному требованию выполняем в те же сроки.

12. Как мы защищаем данные

Ответственность за организацию обработки персональных данных несёт лично оператор: индивидуальный предприниматель, осуществляющий деятельность без привлечения работников.

Организационные меры: утверждены эта политика и формы согласий; определён перечень лиц, имеющих доступ к данным, и правила доступа; определены угрозы безопасности и разработана модель угроз; произведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам; ведётся внутренний контроль соответствия обработки требованиям закона; утверждён порядок действий при инцидентах, включая уведомление Роскомнадзора в течение 24 часов с момента выявления и сведения о результатах расследования в течение 72 часов; с поставщиками услуг заключены договоры с поручением на обработку.

Технические меры: передача данных по защищённым каналам с использованием протокола TLS; шифрование данных при хранении; многофакторная аутентификация при доступе к системам управления инфраструктурой; разграничение прав доступа по ролям по принципу минимально необходимых привилегий; регистрация действий пользователей; доступ к документам и файлам объектов — по ссылкам с ограниченным сроком действия; регулярное обновление программного обеспечения; автоматическое резервное копирование с хранением копий на территории России.

Для информационной системы определён четвёртый уровень защищённости персональных данных в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119; применяются меры, предусмотренные приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 для этого уровня.

13. Изменения политики

Мы можем изменить эту политику. Действующая редакция всегда опубликована по адресу klyuchiapp.ru/privacy/ с указанием номера и даты утверждения. Если изменения затронут цели обработки, состав данных или тех, кому мы их передаём, мы сообщим об этом в сервисе.

Изменения политики не отменяют согласий, данных по предыдущим редакциям: если новая редакция потребует иного объёма согласия, мы запросим его заново.